2019年8月25日(日)現地説明会を開催しました。
現地説明会の前に行った実行委員会では、13日(金)前日準備の作業や14日(土)～15日(日)の全体のスケジュール、作業、担当について詳細を煮詰めました。
現地説明会では、わざわざイベント会場にご足労いただいた皆さんと共に話し合いを行いました。
・会場図やレンタル用品についての最終確認
・参加人数が未確定や変更がある場合は、おおよそでも結構ですので、7日(日)までにご連絡をお願いします。
rflsaitama2009@gmail.com
・レンタル用品・参加費用の振り込みのお願い
おおよその参加人数が決まりましたら、レンタル用品代と合わせて、早めの振り込みをお願いします。
実際の参加人数と差がある場合は、当日精算します。
※イベント会場で多額の現金を扱うのは危険ですので、早めの振り込みをお願いします。
・13日(金)前日準備と15日(日)終了後の撤収作業のお手伝い(ボランティア)のお願い
1.前日準備は12日までに、15日は当日10時ころに募集する際に参加する意志をお伝えいただければ、お弁当を手配します。
2.前日準備の集合場所は、緑の広場北側(大前公園寄り)入口です。
集合時間は、9:00です。
3.北入り口周辺は、搬入のため大型トラックやフォークリフトが入り作業を行うため駐車できません。
奥のA駐車場や、南側のB駐車場をご利用ください。
・受付からのお願い
1.受付時、チーム名(参加申し込みの際のチーム名)とテントブース番号を伝えてください。
2.寄付金は15日午前10時までに受付にお持ちください。
・ヘルシーランドの利用は、大人\1,080/人
・持ち込みテント・タープを使用する際は、必ずペグ(杭)で固定してください。
持ち込んだペグの本数を記録しておき、撤収時に回収後の本数とチェックを行ってください。
・ステージを設置します。高さは30cmとなりました。
・火気使用の場合の注意点
1.芝生の保護を徹底してください。
2.必ず消火器と水を張ったバケツを用意してください。
・駐車券をまだ受け取っていないチームは、当日本部テントでお渡しします。
・ルミナリエバッグを設置していただくチームは、設置用に空きペットボトルやバケツのご用意をお願いします。
・今回は、業者によるゴミの回収が全くできません。本部関係のごみも実行委員が持ち帰ります。
各チームは、ゴミの回収の徹底をお願いします。
「来た時よりも美しく！」の気持ちでお願いします。
・台風等悪天候時の中止のお知らせは、当日午前7時頃に、ホームページ、Facebook、メルマガで発信します。
以上のような内容で話し合いました。
上記については重要事項ですので、全チームへのお願いと連絡です。
重要事項はチーム参加メンバーへの周知をお願いします。
本番まで2週間を切りました。
実行委員は全員ドキドキしています。
良いイベントになるよう一緒に頑張りましょう！
よろしくお願いします！！
