2019/8/4(日)チーム合同会議を開催しました

2019年8月4日(日)チーム合同会議を開催しました。
猛暑の中にもかかわらず、沢山のチームに参加していただきました。
 
チーム合同会議に先立ち、実行委員による会議を行い、以下の内容などを話し合いました。
・協力していただいている団体への挨拶回りの報告と今後の予定。
・イベント当日のスケジュールや会場についての話し合い。
・実施要領の最後の詰め。
 
チーム合同会議は、以下の内容で進行しました。

 

1.実行委員長挨拶　(大竹)

 
 

2.申し込み状況確認

 

3.各チーム紹介
　イベントですどの様な活動をされるのか各チームに説明していただきました。

 

4.テント配置について
　①テント配置図による各チームテント位置最終確認

 

5.駐車場配分について
　配分駐車場は最大2台としました。
　数台ある余裕分は、サバイバー・要介護者がメンバーのチームから追加希望を受け付けます。
　
　チーム合同会議で駐車券を受け取ることができなかったチームには、
　25日(日)の現地説明会でお渡しします。
　現地説明会に出席できないチームには、当日本部テントでお渡しできます。

 

6.レンタル用品の申し込み確認

 

7. 2019年実施要領配布と説明
　実施要領の内容は、参加メンバー全員に周知してください。

 

8.暑さ対策に関する指針
　まだ暑い時期のイベントであることから、状況によりウォークを中断するなど適切な対応を行うことについて、
　日本対がん協会の郷州さんより説明していただきました。

 

9.イベント当日について
(1)スケージュールについて
(2)受付について
・参加費用やレンタル用品代は、事前に振り込みをお願いします。
　高額な現金をイベント会場で扱うのはセキュリティ上問題があります。
・売上げからの寄付その他振込み外は、1日目に帰るチームは都度、2日目は10:00に受付にお持ちください。
・撤収時チェックシートは受付の箱に入れて帰ってください。
・チームは受付でチーム名を正式に！また、チームNo.＝テントNo.を伝えてください。
・朝イチの1万円札はご容赦ください。
(3)持ち込みテント・タープは、荒天時対策として、必ずペグ(杭)とロープで固定してください。
　持ち込んだペグや杭の本数を記録し、撤収時に本数を確認してください。
　撤収時チェックシートにペグ回収のチェック項目を追加しました。
(4)その他参加にあたっての連絡事項、注意点、お願いなど

 

10.ステージ出演者との最終確認

 

11.台風など荒天時の中止連絡について
　14日(土) 7:00頃に、Facebook、メルマガ、ブログで発表します。

 
 

12.前日設営(9/13)と終了後撤収作業(9/15)にご協力をお願いします

 

13.現地説明会
　日時：8月25日(日)　14:00
　さいたま市農業者トレーニングセンター1階
　https://goo.gl/maps/iGmBnPvRXshz95Zd6
　今年初参加のチームは、なるべく現地説明会に参加してください。

 

 
いよいよイベント本番まで約1か月になりました。
2019年！一緒に素晴らしいイベントを作り上げていきましょう！？

 
 

チーム担当　岸田